Digitalizované firemní procesy spojené s uložením a oběhem dokumentů dokáží ušetřit hodně času i peněz. Nejedná se však o pouhé skenování dokumentů. Jde o systém automatizace a robotizace práce se vším, co se ve firemních týmech, provozech a odděleních vytváří, schvaluje, ukládá i archivuje. Optimálně nastavené firemní procesy přináší přehled, bezpečnost, kompetence, rychlost vyhledávání a významný úbytek lidské práce.
Digitalizace firemních procesů může mít mnoho podob. Kromě toho, že nahrazuje hory tištěných papírových dokumentů, jejichž putování po firmě bylo mnohdy podobné s hrou na tichou poštu, přináší do organizace skutečně všech firemních oddělení dříve nepředstavitelný přehled. Umožňuje efektivní práci týmů při zachování kompetencí a zásadně řeší připomínkování i schvalování veškeré dokumentace všemi organizačními stupni subjektu.
Digitalizaci umožňuje prostředí ve firemní síti, které se obecně nazývá DMS (document management system), a na trhu samozřejmě existuje celá řada různých DMS nástrojů.
V průmyslové oblasti se můžeme setkat s implementací nástrojů pro řízení výroby, sledování strojů i analýzy mnoha různých dat za pomoci algoritmů umělé inteligence. V kancelářích se digitalizace dotýká například interních procesů oběhu různých dokumentů, tedy jejich distribuci k odpovědným lidem a schvalování.
Interním procesem nazýváme životní cyklus dokumentu, tedy od jeho vzniku přes násobné užívání a hledání až po automatickou skartaci na základě vnitřních směrnic. Může jít o smlouvu s dodavatelem, smlouvu se zaměstnancem, přijatou fakturu, obchodní nabídku či interní firemní směrnici. Nejjednodušším interním procesem, který efektivně obhospodaří DMS, je uložení a klasifikace vybraných firemních dokumentů v jediném centrálním dokumentovém úložišti. Za jejich vytvoření, předání ke zpracování, schválení, odeslání k seznámení, a nakonec i skartaci, je často zodpovědných několik různých lidí či týmů, což s sebou často nese komplikace. Vyžaduje to spoustu času, péče, starostí, a hlavně peněz za ztrátu pracovního času. U firem bez implementovaných centrálně řízených procesů oběhu dokumentů se běžně stává, že se dokumenty ztrácí, anebo se nedostanou včas do těch oprávněných rukou.
Správně zvolený DMS může tyto problémy snadno odstranit, protože celá cesta dokumentu probíhá dopředu promyšleným způsobem, ve všech případech stejně a pouze elektronicky. Takový systém tedy přináší velké úspory, a hlavně pořádek do firmy. Dokumenty lze v systému vytvořit z předem schválených šablon, které jsou opatřeny metadaty pro jejich snadné vyhledávání a vzájemné propojení dokumentů, které spolu souvisí. Je možné v něm řídit všechny potřebné procesy, jakými jsou např. seznámení, připomínkování, anebo schválení. Dokumenty si uvnitř DMS žijí svým životem, až jsou nakonec v souladu s legislativou a zavedenou interní praxí skartovány.
Pavel Nykl
Má DMS nedostatky?
Určitým problémem může být, že se mnoho firem v rámci neustále se posunující digitalizace procesů soustředí vždy na agendu konkrétního oddělení. Ve spoustě případů pak vzniká mnoho samostatně dobře fungujících procesů, které však dohromady vytváří složité a nepřehledné prostředí pro koncového uživatele. Kromě zmíněného je nejčastější námitkou zaměstnanců proti DMS různých platforem nízká rychlost odezvy systému.
Dle výzkumu International Data Corporation více než 80 % vedoucích pracovníků udává, že problémy s efektivitou vznikají z důvodu nedostatečného provázání interních systémů a aplikací. Jiný průzkum téže společnosti zjistil, že klíčoví zaměstnanci stráví dohledáváním informací obrovských 20 až 30 % pracovní doby.
Produkt českých vývojářů řídí procesy nadnárodních korporací
Řešení těchto problémů, spolu s požadavkem na bezproblémovou práci lidí a týmů na dálku (ještě před Covid 19), stálo jako zadání na počátku vývoje DMS platformy eDoCat české společnosti Onlio. Dnes jejich produkt využívá řada českých i celosvětově působících firem. Vývoj samozřejmě pokračuje dál a Onlio tak v oboru konkuruje i velkým světovým softwarovým společnostem.
Digitalizovat lze i veškeré procesy, do kterých vstupují dokumenty v papírové podobě. To znamená, že se firma může, pokud legislativa nehovoří jinak, postupně zbavit celého archivu ve skříních. „Jedním z nástrojů, který lze pro digitalizaci i správu elektronických dokumentů použít, je eDoCat DMS, který uživatele nijak nelimituje v počtu, ani struktuře dokumentových typů. Na jejich základě se poté dělá klasifikace dokumentů v úložišti, díky čemuž jde snáze dokumenty vyhledávat, lze je spojovat a dobře tak řídit procesy a oběh uvnitř firmy. Systém lze také snadno napojit na jiný informační systém, typicky třeba ERP,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.
Proces vydávání i přijímání faktur
Významným typem dokumentů jsou ve firmách přijaté faktury. Jejich zpracování vyžaduje většinou součinnost několika lidí, přičemž i malá chyba může mít právní dohru. Společnost Onlio, která systém eDoCat vyvinula, dokázala tuto správu agendy přijatých faktur dodat zákazníkovi tak precizně, že za ni dokonce v listopadu roku 2022 získala hlavní cenu v soutěži Případová studie roku vyhlašované odborným časopisem CIO Business World. Jednalo se o rozsáhlý projekt pro jeden z nejvýznamnějších mlékárenských koncernů sdružující mlékárny v česku i zahraničí. „Náš systém dokázal komplexně obhospodařit procesy spojené s přijatými fakturami již před touto spoluprací. Pro tuto konkrétní zakázku však bylo vzhledem ke složitosti interních schvalovacích procesů potřeba poskytnout daleko sofistikovanější řešení. Využili jsme kombinace funkce RPA – robotického zpracování dokumentů, které je dostupné v rámci eDoCat DMS, a možnosti psát pro zákazníky malé skripty mimo produkt tak, aby celý systém dokázal správně pracovat i v podniku, kde jsou interní schvalovací procesy faktur mimořádně složité,“ pokračuje Pavel Nykl s tím, že systém je i nadále univerzální a vhodný i pro firmy, jejichž interní schvalovací procesy nejsou tak náročné. „Neznamená to, že bychom vytvořili aplikaci pouze pro jednu firmu, jen jsme vhodně využili nástroje, které jsou v eDoCat DMS našim uživatelům dostupné,“ doplňuje.
Výhodou DMS eDoCat je i fakt, že uživatelé si jej mohou více méně spravovat sami. Díky vhodně zvoleným modulům si totiž dokážou s pomocí vlastního IT oddělení upravovat a přidávat dokumentové typy dle toho, jak firma potřebuje a nemusí se s každým změnovým požadavkem obracet na výrobce. To samozřejmě šetří náklady za dodavatelské služby.
Firemní procesy řízené pomocí různých platforem DMS jsou v současné době nutnou podmínkou a základním předpokladem pro růst a konkurenceschopnost firem. Řízení toku dokumentů, okamžitý přehled o stavu technologií i jakékoliv pracovní činnosti, možnost kdykoliv navázat na předešlé projekty spolu se schopností vynutit si na uživatelích dodržování firemních pravidel, to je pevný základ pro práci schopných manažerů.
