Jakákoliv firma, když začíná, si povětšinou vystačí s jedním menším účetním systémem a pro zbylou agendu využívá zejména Excel.
Avšak s nárůstem objemu zakázek se potřeby mění, na což podniky většinou reagují nasazením dalších a následně dalších systémů, které spolu navzájem sice dokážou komunikovat, ale nedokážou data interpretovat komplexně. V tomto okamžiku pak podniky potřebují nástroj, jakým je systém ERP, v němž je možné přehledně spravovat téměř všechna data.
ERP bývá poměrně často zaměňováno za nástroj, který se stará jen o účetnictví, avšak tato představa není úplně správná. ERP v sobě totiž zahrnuje veškeré běžné agendy, které se ve firmě využívají – od účetnictví přes finance, nákup a prodej až po sklady a kompletní řízení výroby. Do ERP, ať už je to přímo Oracle JD Edwards, SAP nebo Microsoft Dynamics 365, může být integrovaný například i CRM (řízení vztahů se zákazníky) či mzdové a HR systémy a je možné jeho prostřednictvím reportovat státní správě. A jeho nespornou výhodou je fakt, že ERP může fungovat jak na interních serverech, tak v cloudu.
Implementace je náročná, ale pro firmu prospěšná
Když se tedy firma dostane do bodu zlomu, kdy je pro ni již ERP nutností, je třeba se velmi pečlivě zaměřit jak na výběr dodavatele, tak i na výběr samotného systému. „Pokud se podnik rozhodne, že své staré systémy nahradí například ERP systémem Oracle JD Edwards, musí počítat s tím, že jeho nasazování je poměrně složitou a zdlouhavou záležitostí, vyžadující intenzivní přípravu na straně daného subjektu i poskytovatele systému,“ říká David Kazda, Business Systems Director ve společnosti Algotech a dodává, že implementace, tedy zavedení komplexního firemního ERP systému, trvá většinou jeden rok, ale delší doba implementace není výjimkou. Vždy záleží na tom, jak je firma velká a co všechno chce řešit jedním ERP systémem.
Přechod do ERP systému je takto zdlouhavý i proto, že zákazník nemívá zpracovanou procesní analýzu a tak až půl roku zabere detailní zmapování veškerých procesů ve firmě a stanovení těch, které bude vhodné řešit v novém ERP systému. Každý zaměstnanec má svou agendu a kompetence, kterou je třeba detailně prostudovat. Tento čas funguje také jako očista firmy od historicky nastavených procesů, které jsou v současnosti mnohdy zbytečné. Zároveň s tím se čistí, sjednocují a standardizují data, která pak budou migrována do nového ERP systému. Výsledkem je tedy celkový restart, který je spojený s jednoznačným zefektivněním na všech frontách.
Paralelně s analýzou také probíhá vlastní instalace systému. Implementací ale práce samozřejmě nekončí, protože po instalaci je připravit migrace firemních dat, což se dělá několikrát nanečisto. Před finálním spuštěním nového ERP systému je nutné ještě upravit přímo pro konkrétní uživatele, což ve firmách o stovkách zaměstnanců znamená řešení ohromného množství požadavků.
ERP pojme mnoho zaměstnanců i poboček
Výhodou ERP systémů je také to, že umožňují využívání uživatelských rolí. Každý uživatel má k dispozici pouze ta data a aplikace v ERP systému, která potřebuje pro svou práci. Takže pokud uživatel není superuser či administrátor, obrazně řečeno vidí pouze své menu. „Díky analýzám máme přehled o agendě a kompetencích, které jednotliví zaměstnanci ve firmě mají. Vytváříme pro ně v systému určité role, které jim pak nastavujeme hromadně. S těmito rolemi souvisí i to, k jakým datům mají přístup,“ upřesňuje dále David Kazda. Tento přístup má výhodu i z pohledu dodržování GDPR u zákaznických informací v ERP systému.
Systém ERP takto dokáže pojmout nejen tisíce zaměstnanců, ale také stovky samostatných právních subjektů, které navíc mohou být rozeseté po celém světě. Typické je využívání jednoho systému společností i jejími pobočkami. Základní procesy společnosti se tak vyladí pouze jednou a ověřené postupy a nastavení se pak využijí ve všech pobočkách. Pokud jsou pobočky v cizině a reportují místním úřadům, je možné ošetřit legislativní požadavky přímo na míru dané zemi. Další velkou výhodou je elektronická komunikace systémů mezi sebou. Pokud má daná firma i její dodavatelé robustní ERP, celý proces řešení zakázek se automatizuje a zefektivňuje, což je nesmírně důležité například v oblasti průmyslu.
Avšak tím, že je proces implementace ERP složitý, je potřeba skutečně dbát na to, aby proběhl správně. Pokud se totiž správně neudělá, může ERP vlastně napáchat více škody než užitku, protože přibude agendy. „Je tedy opravdu nesmírně důležité sladit týmy na obou stranách a vybrat si spolehlivého dodavatele. V rámci implementačních týmů musí panovat důvěra a fungovat chemie,“ uzavírá David Kazda ze společnosti Algotech.
